Het digitaal archief van de Historische Vereniging Heiloo
Recent verscheen op verschillende plekken een bericht dat het Regionaal Archief Alkmaar (RAA) dat er 58.000 scans van oude foto’s, prenten en andere materialen in bezit van de Historische Vereniging Heiloo, voor een groot deel gratis zullen worden ontsloten.
Dit onder de vermelding dat er nog maar een klein aantal afbeeldingen online staan.
Het bericht leidde op een social medium tot reacties en veronderstellingen door personen die materialen van andere bronnen consumeren en niet zelden herplaatsen.
Jammer genoeg leidde dit tot verkeerde vooronderstellingen. Daarom een kijkje in de geschiedenis van dit fotoarchief.
Wat ging er vooraf aan deze gebeurtenis?
Nadat het lid Dick Slagter de start en ontwikkeling van de website van de vereniging op zich had genomen, werd hij gevraagd zitting te nemen in het bestuur en de redactie van de Heilooer Cronyck. Kort daarna verhuisde de vereniging van de Oude Pastory naar de Bergeonstraat. Tijdens deze verhuizing bleek slechts een geringe hoeveelheid foto’s in een doosje en foto’s op gebruikte expositiepanelen bij de vereniging aanwezig te zijn. Intussen was er ten behoeve van de vernieuwde Heilooer Cronyck, de inrichting van tentoonstellingen en de website steeds meer beeldmateriaal nodig. Ook voor de vele boeken die bij de vereniging verschenen waren foto’s nodig.
Er werden voor 2008 wel foto’s aan de vereniging beschikbaar gesteld, maar deze waren niet meer bij de vereniging aanwezig.
Intussen formuleerde het bestuur van de vereniging de volgende doelstellingen: ‘De historische gegevens in beeld en geluid van Heiloo zoveel mogelijk te bundelen en in stand te houden’. De vereniging tracht deze doelen onder andere te bereiken door: ‘het archiveren van op Heiloo betrekking hebbende publicaties, foto’s, films en dergelijke die in het openbaar verschijnen of ter beschikking worden gesteld’.
Hoewel geen verzamelaar van fotomateriaal en ansichtkaarten begon hij een solotocht met zoeken van fotomateriaal en documenten over Heiloo. De aanwezige foto’s werden gescand en zo digitaal veiliggesteld. Een speurtocht naar meer fotomateriaal ging van start en er werden ook grote collecties van verzamelaars aangeboden en vervolgens gescand.
De eerste foto’s werden op CD digitaal ter beschikking gesteld door de toenmalige directeur van De Uitkijkpost. Overigens, De Uitkijkpost is een prachtige bron voor wie iets te weten wil komen over allerlei gebeurtenissen met betrekking tot Heiloo in het verleden. Bijna alle uitgaven zijn online in te zien op de website van het RAA.
De genoemde doelstellingen werden wel geformuleerd maar om het verzamelen van materiaal bekommerde bijna niemand zich. Geleidelijk werden diverse geschonken fotoverzamelingen gedigitaliseerd.
Vanaf 2008 tot 2023 werden door hem eveneens bijvoorbeeld gebeurtenissen, objecten en de ontwikkeling van nieuwbouwprojecten fotografisch vastgelegd voor de vereniging. Dit vanwege de opvatting dat gebeurtenissen en feiten van vandaag, morgen al geschiedenis zijn.
Naderhand diende zich de vraag aan: hoe vind je de foto’s en documenten terug als je deze nodig hebt? Met instemming van het bestuur begon een zoektocht naar mogelijkheden. Er bestonden wel computerprogramma’s en abonnementen voor digitale opslag, maar die waren voor de vereniging onbetaalbaar en zeer gebruiksonvriendelijk. Uiteindelijk werd gekozen voor een relatief goedkoop softwareprogramma. Alle digitale foto’s werden voorzien van een uniek nummer. Deze nummers werden geregistreerd in het softwareprogramma en waar mogelijk voorzien van een beschrijving. In de meeste gevallen werd de herkomst en waar mogelijk de auteursrechten geregistreerd. In het softwareprogramma werden in de loop der jaren meer dan 60.000 foto’s, documenten en films geregistreerd.
Omdat er nooit andere vrijwilligers werden gevonden om aan dit project mee te werken, ontstond een verzameling waarvan het resultaat niet af is. Logisch, want tot voor kort waren er onder de oudere generatie leden bijna geen mensen te vinden die waren opgegroeid met de computer. Het gevolg is dat er dubbele foto’s in het archief zitten en sommige foto’s in een verkeerde rubriek staan. Misschien het belangrijkste: veel foto’s moeten nog worden geoptimaliseerd (kleurcorrectie en stofresten en krassen verwijderen).
Er zijn ook foto’s die op elkaar lijken. Tot nu toe heeft er dus weinig selectie plaatsgevonden omdat het beoordelen van foto’s een kwestie van smaak of voorkeur is.
Een aantal gedigitaliseerde foto’s zijn van slechte kwaliteit. De reden hiervan is dat veel foto’s in slechte kwaliteit werden aangeleverd én omdat de (niet professionele) scanapparatuur van een aantal jaren terug niet de kwaliteit had van de huidige generatie apparaten.
Aangezien het digitaliseren slechts door één persoon (die inmiddels op leeftijd is) werd uitgevoerd, was het een kwetsbaar geheel.
Tot nu toe werd al het materiaal opgeslagen op de computer, met een back-up op een externe harde schijf. Om veiligheidsredenen werd al het materiaal ook in de cloud veiliggesteld bij een bedrijf dat, als een van de weinigen aanbieders, aan de Europese wetgeving voldoet. Om het materiaal voor de toekomst veilig te stellen, heeft het bestuur gebruik gemaakt van het aanbod van het RAA om het materiaal daar onder te brengen. Op deze manier wordt het aanwezige fotomateriaal voor de toekomst veiliggesteld.
Het bestuur heeft besloten dat de gescande documenten en films niet worden aangeboden bij het RAA. Zij zijn bij de vereniging opgeslagen.
De conversie van de database mislukte door een gebrekkige export vanuit de database van de vereniging. Hierdoor liep het goed overzetten van de foto’s bij het RAA ook deels mis. De afgelopen anderhalf jaar stond het teken van de samenwerking met het RAA. De database werd opnieuw opgebouwd en de afgelopen weken zijn alle foto’s door Dick via internet overgezet naar het RAA. Op 4 maart werden de alle gedigitaliseerde bestanden overgedragen aan de vereniging. Eigenlijk een mooi moment omdat de verwachting is dat er in de toekomst niet veel oudere foto’s bij de vereniging zullen worden aangeboden.
Door en bij het RAA is er een demo op de website gepubliceerd. Deze demo werkt nog niet en moet nog geheel worden uitgewerkt en ook de database is nog niet geheel op orde.
Een groep vrijwilligers van de Historische Vereniging Heiloo gaat de komende tijd de database zo goed als mogelijk in orde maken en eventuele hiaten of foutjes herstellen. De vereniging blijft wel zelf bepalen welke foto’s kunnen worden vrijgegeven. Hoewel alle foto’s in het archief van het RAA zijn geplaatst en daarin blijven, zijn zij niet allemaal geschikt om te publiceren o.a. vanwege de kwaliteit ervan.
De foto’s werden tot nu toe niet online beschikbaar gesteld in verband met mogelijke copyrights en een juist beheer daarvan.
17 jaar lang materiaal verzamelen en digitaliseren heeft een blijvend reslutaat opgeleverd voor Heilooërs, andere belangstellenden en het nageslacht. Veel materiaal werd al gebruikt in boeken, publicaties en presentaties. Dat geeft Dick een goed gevoel en het heeft hem al die jaren vooral ook veel opgeleverd, zoals leuke contacten, kennis over Heiloo en vaak een fijne vrijetijdsbesteding.
Oude foto’s prikkelden ook zijn nieuwsgierigheid en leverden het terugvinden van verdwenen kunstwerken op zoals het in stukken gezaagde kunstwerk van Ank de Jong-Zeeman ‘Op Reis’ op de Stationsweg en het verdwenen kunstwerk van Truus Wilmink ‘Het Knooppunt’ aan de Kanaalweg.